Implementatie — fasering
Onze aanpak volgt vier fasen, waarin de opdrachtnemer regie voert en de gemeente een interne projectleider levert (4-8 u/wk, conform W3-toelichting):
Fase 1 — Initiatie
jun 2026 (4 wk)
- Kick-off met stuurgroep
- Definitief project- en conversieplan
- Vaststellen exit-plan (art. 9.1)
- Inrichting acceptatie + productie
- EntraID SSO koppeling
- Risico-register opzetten
Fase 2 — Conversie
jul-sep 2026 (10 wk)
- Migratie xxllnc Omgevingsdocumenten → GroundPlan
- IMRO/Wro voorraad incl. TAM-IMRO
- ~10 lokale toepasbare regels
- Validatie kwaliteit gemigreerde data
- Inrichting koppelvlakken VTH/Fabric
Fase 3 — Acceptatie
okt-nov 2026 (8 wk)
- Functionele acceptatietest met key user
- Pilot met 1 wijzigingsprocedure in PRE
- Performance- en penetratietest
- Gebruikersinstructie (geen formele opleiding — IM1)
- Validatie tegen LVBB en RTR pre-omgeving
- Formele acceptatie + decharge (IM4)
Fase 4 — Live
dec 2026 - jan 2027
- Cut-over weekend
- Live-gang 1 januari 2027
- 2 weken hyper-care
- Overdracht naar service-organisatie
- SLA en DAP actief
Rollen en governance
| Rol | Wie | Inzet | Verantwoordelijk voor |
|---|---|---|---|
| Projectleider opdrachtnemer | Vast (de demo-presentator) | ~24 u/wk | Eindregie, planning, risico, escalatie |
| Datamigratie-specialist | Senior consultant | Variabel, piek juli-sep | xxllnc / IMRO conversie, dataquality |
| Common Ground architect | Solution architect | ~8 u/wk piek | Koppelvlakken, EntraID, VTH, Fabric, Haven |
| Functioneel consultant | Plansoftware specialist | ~16 u/wk | Inrichting, gebruikersinstructie, key-user begeleiding |
| Projectleider gemeente | Door Zutphen geleverd | 4-8 u/wk | Coordinatie intern, besluitvorming, derden-aansturing |
| Stuurgroep | Beide partijen | Maandelijks | Voortgang, risico, scope, acceptatie |
Risico's en mitigatie
| Risico | Impact | Mitigatie |
|---|---|---|
| IMRO/Wro conversie complexer dan verwacht | Hoog | Twee-traps aanpak: eerst gepubliceerde data, dan handmatig per artikel met vakspecialist. Buffer van 3 weken in fase 2. |
| Onduidelijke scope rond externe bureaus | Midden | Aparte sessie met de bureaus binnen 2 wk na gunning, RACI vastleggen. |
| STOP/TPOD release-wijziging tijdens implementatie | Midden | N-1 strategie (eis STD2). Live-gang op stabiele Release A; upgrade-plan in Q1 2027. |
| Onbeschikbaarheid key-user gemeente | Midden | Vroege identificatie + vervanger. Gebruikersinstructie video als terugvaloptie. |
| Wijzigingen aan DSO-LV door landelijke partij | Laag | Continuous delivery model; release-monitoring DSO-team; incident-route via VNG. |
| NIS2 QM2 niet tijdig verkregen | Laag | Audit loopt; verwacht Q3 2026. Terugvaloptie: ISO 27001:2022 + ISAE 3000 als overbrugging. |
SLA-hoofdpunten
Beschikbaarheid
- 99,5% uptime tijdens kantooruren (S12)
- Onderhoudsvensters in overleg, buiten openstellingstijden
- RTO 4 uur, RPO 24 uur
Performance
- Openen webapplicatie: ≤ 1 sec (S13)
- Schermwissel: ≤ 10 sec
- Opslaan / verwerken: ≤ 10 sec
Helpdesk
- NL-talig, ma-vr 08:00-17:00 (S4)
- 75% telefoon binnen 30 sec opgenomen
- RFI: 90% binnen 2 werkdagen, 99% binnen 5
- Prioriteiten 1/2/3 met gedifferentieerde oplostijden
SROI — 2% van de opdrachtsom
Conform eis SR1 reserveren wij 2% van de totale opdrachtsom over de volledige looptijd voor Social Return On Investment. Vooraf besproken met de SROI-adviseur van de gemeente; concrete invulling:
- Stage- en leerwerkplekken voor MBO/HBO-studenten ICT bij ons servicedesk-team in Zutphen-regio.
- Voorlichting op Zutphen-vmbo over werken in publieke ICT — tweemaal per jaar.
- Inkoop van een deel van onze hardware refurbished via een sociale onderneming.
- Verantwoording per kwartaal in het contractoverleg.
Continuïteit en exit
Escrow-regeling
Conform CX2 stellen wij de broncode in bewaring bij een onafhankelijke escrow-agent (NCC Group of vergelijkbaar). Daarnaast tekenen we een "stichting continuïteit" arrangement zodat een derde de hosting voor 6 maanden kan voortzetten bij faillissement.
Exit-plan
Bij beëindiging leveren we alle data inclusief metadata in originele en duurzame formaten (STOP-XML, GeoJSON, etc.) — kosteloos. Beperkte voortzetting van 6 maanden na contracteinde voor migratie. Verklaring van vernietiging na overdracht.
Prijsmodel
Wij hanteren een transparant all-in tarief conform AL5 — geen verborgen kosten. Alle componenten zijn gedekt:
| Categorie | Wat is inbegrepen | Tarief-structuur |
|---|---|---|
| Eenmalige kosten | Implementatie, dataconversie (xxllnc + IMRO/Wro + TAM-IMRO), inrichting koppelingen (DSO, EntraID, VTH), gebruikersinstructie, acceptatieondersteuning | Vast bedrag — gefactureerd 40% bij gunning, 30% bij oplevering acceptatie + productieomgeving, 30% na integrale acceptatie (NvI #62) |
| Periodieke kosten | Licentie organisatiebreed, hosting in EER, onderhoud (additief, correctief, preventief, adaptief), updates, dataopslag, helpdesk, doorontwikkeling | Jaarlijkse SaaS-fee, vooruit gefactureerd; indexering voor het eerst per 1 jan 2028 conform GIBIT art. 11.8 |
| Meerwerk | Wijzigingsverzoeken (RFC's) buiten scope | Op offertebasis vooraf, na schriftelijke goedkeuring |
| Pre-/productie | Beide omgevingen tijdens hele looptijd | Inbegrepen — geen extra kosten |
Het exacte tarief vindt u in Bijlage B (prijsinvulformulier). Cel D20 bevat het totaal voor de gehele initiële contractperiode (jun 2026 - dec 2030), waarmee de prijsscore berekend wordt.
Wat wij niet doen — bewust
- Geen lock-in op één cloud. Onze software is portable; bij verlenging kan in overleg gewisseld worden van platform.
- Geen verborgen consumption-charges. Geen "fair use" met onverwachte facturen — alle dataopslag is inbegrepen voor gemiddeld gemeentelijk gebruik.
- Geen verplichte tools van derden. Bouwtekenen kan in onze geometrie-editor of via een external CAD/GIS-product naar keuze.
- Geen consultancy-uren in plaats van product. De software lost het probleem op; meerwerk is niet de standaardroute.